POLÍTICA DE PRIVACIDADE E USO DE DADOS
Última atualização: 3 de setembro de 2026
Cuidar da sua saúde mental também envolve respeitar sua privacidade. Esta política explica como a OKAN utiliza seus dados, quem pode acessá-los e como você pode exercer seus direitos.
1. Quem somos
A OKAN SAÚDE LTDA, CNPJ nº 63.089.697/0001-39, com sede na Rua São Francisco de Assis, nº 112, Jardim Santa Marta, Cuiabá – MT, CEP 78043-630, é a controladora dos dados utilizados na operação da Plataforma OKAN.
Esta política abrange nosso site, a plataforma de atendimento psicológico e os canais de relacionamento com pacientes, profissionais e empresas. O atendimento nesta modalidade é destinado a pessoas com 18 anos ou mais. Os psicólogos também possuem responsabilidades próprias sobre o cuidado, os registros e o sigilo profissional.
A encarregada pelo tratamento de dados pessoais (DPO) da OKAN é Carla Barros da Costa Miranda. Para questões de privacidade e exercício dos seus direitos, entre em contato pelo e-mail dpo@okansaude.com.br.
2. Quais dados utilizamos
As informações dependem do serviço solicitado e da sua relação com a OKAN:
• Cadastro e contato: nome, idade ou data de nascimento, telefone, e-mail e CPF, quando necessário.
• Agendamentos e pagamentos: profissional, datas, horários, situação das sessões, plano, créditos, transações e solicitações de cancelamento, remarcação ou suporte.
• Saúde e atendimento: informações fornecidas em formulários clínicos, histórico relevante ao cuidado e registros elaborados pelo psicólogo. Dados de saúde vinculados a uma pessoa identificada ou identificável são dados pessoais sensíveis.
• Teleatendimento: nome utilizado na sala, áudio, vídeo, mensagens e dados técnicos necessários à comunicação.
• Profissionais e empresas: identificação, contatos, registro profissional, qualificações, dados contratuais, fiscais, de repasse e de elegibilidade ao benefício.
• Navegação: endereço IP, informações de navegador e dispositivo, datas e horários de acesso, cookies e registros de funcionamento, conforme os recursos utilizados.
Os dados podem ser fornecidos por você, produzidos pelo profissional no atendimento, recebidos de uma empresa para viabilizar o benefício ou gerados durante a utilização do site. A triagem para indicadores empresariais, descrita no item 5, não solicita identificadores diretos.
3. Para que utilizamos essas informações
Utilizamos dados para cadastrar usuários, organizar agendamentos, prestar atendimento psicológico, administrar planos e pagamentos, encaminhar lembretes, responder solicitações, proteger os acessos e cumprir obrigações legais e profissionais.
O fundamento varia conforme a finalidade: execução de contrato para atividades cadastrais e administrativas; tutela da saúde para o cuidado; cumprimento de obrigações legais e regulatórias; exercício regular de direitos; e proteção da vida ou integridade física, quando necessário. Dados comuns utilizados para segurança também podem ser tratados por legítimo interesse, respeitados seus direitos. Essa hipótese não autoriza, por si só, o tratamento de dados sensíveis de saúde.
Quando uma finalidade depender de consentimento, ele será solicitado especificamente e poderá ser revogado. Ler esta política, contratar um plano ou aceitar o CLIE não autoriza usos irrestritos das suas informações.
Mensagens necessárias ao serviço são distintas de publicidade. Você pode solicitar o cancelamento de comunicações promocionais sem deixar de receber avisos indispensáveis ao atendimento contratado.
4. Sigilo e acesso aos prontuários
Os prontuários e formulários clínicos nativos do portal são armazenados na Wix e não ficam disponíveis ao público ou a outros pacientes.
Cada psicólogo pode solicitar os registros dos atendimentos que realizou com seus próprios pacientes, mediante identificação, pedido formal e verificação do vínculo e da finalidade, sem acesso indiscriminado aos registros de outros profissionais.
Você pode solicitar acesso ao seu prontuário e uma cópia, mediante verificação de identidade, sem precisar justificar o pedido. Materiais técnicos de uso profissional restrito seguem regras próprias.
Encaminhamentos e solicitações de terceiros dependem de autorização ou de hipótese legal e ética que permita a entrega, sempre limitada ao necessário. Uma solicitação, por si só, não autoriza acesso a documentos sigilosos.
5. O que as empresas contratantes recebem
Empresas contratantes, gestores e RH não recebem prontuários, formulários clínicos individuais, diagnósticos, relatos das sessões ou informações sobre a evolução clínica. Financiar o benefício não dá acesso ao conteúdo do atendimento.
Para administrar o contrato, poderão ser compartilhadas informações mínimas de elegibilidade, utilização e cobrança, sem exposição do conteúdo clínico.
Os indicadores empresariais são produzidos a partir de formulário no Google Forms, sem solicitação de nomes, e-mails ou outros identificadores diretos, e apresentados de forma agregada.
A apresentação coletiva não autoriza divulgar respostas individuais ou recortes que permitam identificar participantes, inclusive pela combinação de informações. Os indicadores não concedem acesso à base individual nem autorizam o uso de prontuários para decisões trabalhistas.
6. Fornecedores e compartilhamento
A operação utiliza serviços com funções distintas:
• Wix: infraestrutura do site, cadastro, agendamento, formulários e armazenamento de registros do portal.
• Whereby: comunicação por áudio e vídeo.
• Google Forms, Sheets, Docs e Drive: coleta, organização, elaboração e armazenamento de informações; Data Studio, do Google, para os dashboards.
• Zoho Mail e WhatsApp: comunicações, suporte e avisos.
• Make: automações e integração entre sistemas.
• Usercentrics: configuração e gestão do consentimento de cookies.
Serviços de pagamento e apoio contábil também podem receber informações necessárias às suas funções, sem necessidade de acesso ao conteúdo clínico. A utilização de um fornecedor não significa encaminhar a ele todos os dados dos pacientes.
O compartilhamento deve se limitar à finalidade correspondente. Informações poderão ser fornecidas a autoridades ou outros destinatários legitimados quando houver obrigação legal, determinação válida ou hipótese de proteção prevista em lei, respeitados o sigilo profissional e os limites necessários.
Esses fornecedores podem utilizar infraestrutura fora do Brasil. Transferências internacionais estão sujeitas aos mecanismos e às garantias exigidos pela LGPD e pela regulamentação da ANPD. Você pode solicitar esclarecimentos sobre destinatários, países de processamento e salvaguardas pelo canal de privacidade. A utilização de terceiros não afasta as responsabilidades da OKAN.
7. Teleatendimento e proteção das informações
Na configuração da sala Whereby utilizada pela OKAN, os recursos de gravação, transcrição e inteligência artificial estão desativados. A transmissão de áudio e vídeo permite o atendimento; os registros escritos pelo psicólogo não são gravações da sessão.
Esta política e o CLIE não autorizam gravação, divulgação das sessões ou uso de conteúdo clínico para treinamento de inteligência artificial. Propostas dessa natureza exigem avaliação própria, informação prévia e fundamento legal e ético adequado, inclusive consentimento específico quando aplicável.
Utilizamos controles de acesso e recursos de segurança das plataformas utilizadas. A conta Google responsável pela triagem e pelos indicadores tem autenticação em duas etapas.
Na Wix, a OKAN ativou a proteção de informações de saúde (PHI) e possui BAA assinado, no escopo dos serviços cobertos pelo fornecedor. Esses recursos não representam certificação de toda a operação, não abrangem automaticamente outros fornecedores e não substituem as obrigações brasileiras.
Nenhum ambiente digital está totalmente livre de riscos. Isso não afasta nosso dever de prevenção e resposta. Incidentes serão tratados e comunicados às pessoas afetadas e à ANPD nas hipóteses e nos prazos exigidos pela legislação.
Proteja sua senha e o link privado da sala. Ao solicitar suporte administrativo, evite enviar conteúdo clínico além do necessário.
8. Por quanto tempo mantemos os dados
Conservamos informações pelo período necessário aos serviços e ao cumprimento de obrigações legais, profissionais, fiscais ou ao exercício regular de direitos.
Os prontuários de pacientes do serviço de saúde devem ser mantidos por, no mínimo, 20 anos a partir do último registro, conforme a Lei nº 13.787/2018. Outros documentos seguem os prazos aplicáveis à sua natureza; o prazo dos prontuários não se estende automaticamente a todos os dados do site.
Encerrar a conta ou revogar consentimento não determina a exclusão imediata de registros sujeitos à guarda obrigatória. Sem fundamento para conservação, os dados serão eliminados ou efetivamente anonimizados.
9. Cookies e tecnologias semelhantes
O site utiliza cookies e tecnologias semelhantes para autenticação, segurança e continuidade da navegação. Serviços incorporados também podem utilizar tecnologias próprias.
Você pode indicar suas preferências pelas opções apresentadas no banner de consentimento de cookies disponibilizado no site. Cookies opcionais cujo uso dependa de consentimento exigem uma escolha específica, com possibilidade de recusa e revogação. Continuar navegando não substitui essa escolha.
Você também pode administrar, bloquear ou excluir cookies nas configurações do navegador. Restringir cookies estritamente necessários pode afetar funções como login e agendamento. Dúvidas sobre cookies e preferências podem ser encaminhadas ao canal de privacidade.
10. Seus direitos
Nos termos da LGPD, você pode solicitar:
• Confirmação do tratamento, acesso aos seus dados e correção de informações incompletas, incorretas ou desatualizadas.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados irregularmente; e exclusão de dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação.
• Informações sobre compartilhamentos, possibilidade de não consentir e consequências da recusa; revogação do consentimento e oposição ao tratamento realizado em desacordo com a lei.
• Portabilidade, conforme a regulamentação, e revisão de decisões exclusivamente automatizadas que afetem seus interesses, caso ocorram.
Os pedidos são gratuitos e podem ser enviados à nossa encarregada pelo e-mail dpo@okansaude.com.br. Você também pode solicitar orientações de encaminhamento pelo WhatsApp (65) 98140-3482. Podemos solicitar confirmação proporcional de identidade para evitar a entrega de informações a terceiros.
A confirmação e o acesso seguem o art. 19 da LGPD: resposta simplificada imediata ou declaração completa em até 15 dias do requerimento. As demais solicitações seguem os prazos legais aplicáveis. Se houver impedimento para atender a um pedido, explicaremos o motivo.
Você também pode apresentar reclamações à ANPD e aos órgãos de defesa do consumidor, conforme suas competências.
11. Atualizações e contato
Esta política poderá ser atualizada para refletir mudanças nos serviços ou nas exigências legais. A versão vigente permanecerá nesta página, com a data de atualização. Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais disponíveis.
Uma atualização não autoriza automaticamente novas finalidades que dependam de consentimento específico.
Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO)
Carla Barros da Costa Miranda
Canal de privacidade: dpo@okansaude.com.br
Atendimento geral da OKAN
E-mail: contato@okansaude.com.br
WhatsApp: (65) 98140-3482